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Manual de Usuario

Bienvenido a la documentación oficial de docSign. Aquí aprenderás a utilizar todas las herramientas de la plataforma para digitalizar tus flujos de firma.

Firma Simple

La herramienta ideal para documentos que requieren la firma de una sola persona (por ejemplo: autorizaciones, albaranes, consentimientos).

Cómo funciona:

  1. Subir: En el Panel, selecciona la pestaña "Firma Simple". Arrastra tu PDF o búscalo en tu ordenador.
  2. Posicionar: Verás una previsualización del documento. Haz clic en el lugar exacto donde quieres que aparezca la firma. Puedes navegar entre páginas si el documento es largo.
  3. Generar Enlace: Pulsa "Subir y Generar Enlace".
Importante: A diferencia de otros sistemas, en la Firma Simple tú eres el responsable de enviar el enlace al firmante, a menos que utilices la función de "Enviar por email" integrada tras subir el documento.

Opciones de envío:

  • Copiar Enlace: Copia la URL y envíala por WhatsApp, Slack, Telegram, etc.
  • WhatsApp Web: Abre directamente un chat con el mensaje predefinido.
  • Email: Usa nuestro sistema interno para enviar una notificación por correo al destinatario.

Firmas Múltiples Premium

Diseñado para contratos, acuerdos laborales o documentos que requieren la intervención de varias partes en un orden específico.

Proceso Secuencial:

El sistema respeta estrictamente el orden de los firmantes. El Firmante 2 no recibirá el documento hasta que el Firmante 1 haya completado su parte.

Paso a paso para el creador:

  1. Sube el PDF en la pestaña "Firmas Múltiples".
  2. Firmante 1: Haz clic en el PDF donde debe firmar la primera persona. Rellena su Nombre y Email en el formulario que aparece abajo.
  3. Firmante 2+: Vuelve a hacer clic en el PDF (puede ser en otra página) para asignar la posición del segundo firmante, y así sucesivamente.
  4. Revisión: Asegúrate de que hay al menos 2 firmantes y que los correos son correctos.
  5. Enviar: Al pulsar "Subir y Enviar", el sistema enviará automáticamente un correo al Firmante 1.

Notificaciones y Recordatorios

docSign se encarga de mantener a todas las partes informadas automáticamente para que no tengas que perseguir las firmas.

Correos Automáticos:

  • Turno de Firma: Cuando es el turno de alguien, recibe un email con el enlace seguro de acceso.
  • Documento Completado: Cuando todos han firmado, tanto el propietario del documento como todos los firmantes reciben una copia del PDF final.
  • Aviso de Caducidad: El sistema avisa 24 horas antes de que un documento sea eliminado de nuestros servidores por la política de retención.
Recordatorios de inactividad: Si un documento lleva 5 días pendiente sin firmarse, si el usuario envió el enlace por email interno, el sistema enviará un recordatorio automático al firmante pendiente para reactivar el proceso.

Gestión de Documentos

En la tabla principal del Panel puedes ver el estado de todos tus documentos en tiempo real.

Estados:

  • Pendiente: El documento ha sido creado pero aún no ha sido firmado por todas las partes. En firmas múltiples, te indicará cuántos llevan firmados (ej: 1/3).
  • Firmado: El proceso ha finalizado correctamente. Ya puedes descargar el PDF firmado y el certificado.
Política de Retención: Por seguridad y privacidad, los documentos se eliminan automáticamente de nuestros servidores 7 días después de completarse la firma (o 7 días después de subirse si no se firman). Descárgalos siempre a tu ordenador.

Validez Legal y Técnica

docSign utiliza tecnología de firma electrónica simple para capturar el consentimiento de los firmantes. El sistema asegura la integridad del proceso mediante múltiples capas de evidencia digital:

Datos registrados (Evidencias):

En cada proceso de firma, el sistema captura y bloquea la siguiente información técnica en la base de datos para garantizar la no repudio:

  • Identidad: Vinculación del firmante a través de su correo electrónico y el uso de un Token único de acceso criptográfico.
  • Imagen de la Firma: La representación gráfica manuscrita realizada por el usuario en el dispositivo.
  • Dirección IP: Se registra la IP pública desde la que se realizó la firma para geolocalizar la acción.
  • User Agent (Dispositivo): Información técnica sobre el navegador y el sistema operativo utilizado (ej: Chrome en Android), lo que ayuda a identificar el entorno de la firma.
  • Sellado de Tiempo (Timestamp): La fecha y hora exacta (segundo preciso) en la que se completó la operación.
  • Huella Digital (Hash): Calculamos un código único (SHA-256) del documento final. Si el documento se altera aunque sea en un solo píxel tras la firma, este código cambia, garantizando así la integridad absoluta del archivo.

Certificado de Auditoría

Para cada documento firmado, docSign genera automáticamente un Certificado de Auditoría anexo (accesible desde el botón "Certificado" en tu panel). Este documento es la prueba legal del proceso.

El certificado incluye un resumen detallado de las evidencias:

  • Identificador único del documento (Token).
  • Nombre del archivo original.
  • Historial de eventos (Cuándo se creó, cuándo se envió, cuándo se firmó).
  • IP, Fecha y Navegador (User Agent) de cada firmante.
  • Hash SHA-256 del documento final para validación de integridad.
  • Datos del servidor de correo saliente utilizado para las notificaciones.

Verificación de Autenticidad

docSign ofrece una herramienta pública para que cualquier persona (incluso sin cuenta en la plataforma) pueda comprobar la validez de un documento firmado con nosotros.

¿Cómo comprobar un documento?

  1. Accede a la herramienta de Verificación (enlace disponible en el menú principal y en el pie de página).
  2. Sube el archivo PDF que has recibido.
  3. El sistema recalculará la Huella Digital (Hash) del archivo y la comparará con nuestros registros seguros.
Resultados posibles:
✅ Válido: El documento es auténtico y no ha sufrido ninguna modificación desde el momento de la firma.
❌ No Válido: El documento ha sido alterado, está corrupto o no fue firmado a través de docSign.

Planes y Facturación

¿Cómo cancelar mi suscripción?

Puedes gestionar tu plan en cualquier momento desde tu perfil:

  1. Haz clic en tu nombre o en "Mi Perfil" en la esquina superior derecha.
  2. Ve a la pestaña "Suscripción".
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