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Manual de Usuario

Bienvenido a la documentación oficial de docSign. Aquí aprenderás a utilizar todas las herramientas de la plataforma para digitalizar tus flujos de firma.

Firma Simple

La herramienta ideal para documentos que requieren la firma de una sola persona (por ejemplo: autorizaciones, albaranes, consentimientos).

Cómo funciona:

  1. Subir: En el Panel, selecciona la pestaña "Firma Simple". Arrastra tu PDF o búscalo en tu ordenador.
  2. Posicionar: Verás una previsualización del documento. Haz clic en el lugar exacto donde quieres que aparezca la firma. Puedes navegar entre páginas si el documento es largo.
  3. Generar Enlace: Pulsa "Subir y Generar Enlace".
Importante: A diferencia de otros sistemas, en la Firma Simple tú eres el responsable de enviar el enlace al firmante, a menos que utilices la función de "Enviar por email" integrada tras subir el documento.

Opciones de envío:

  • Copiar Enlace: Copia la URL y envíala por WhatsApp, Slack, Telegram, etc.
  • WhatsApp Web: Abre directamente un chat con el mensaje predefinido.
  • Email: Usa nuestro sistema interno para enviar una notificación por correo al destinatario.

Firmas Múltiples Premium

Diseñado para contratos, acuerdos laborales o documentos que requieren la intervención de varias partes en un orden específico.

Proceso Secuencial:

El sistema respeta estrictamente el orden de los firmantes. El Firmante 2 no recibirá el documento hasta que el Firmante 1 haya completado su parte.

Paso a paso para el creador:

  1. Sube el PDF en la pestaña "Firmas Múltiples".
  2. Firmante 1: Haz clic en el PDF donde debe firmar la primera persona. Rellena su Nombre y Email en el formulario que aparece abajo.
  3. Firmante 2+: Vuelve a hacer clic en el PDF (puede ser en otra página) para asignar la posición del segundo firmante, y así sucesivamente.
  4. Revisión: Asegúrate de que hay al menos 2 firmantes y que los correos son correctos.
  5. Enviar: Al pulsar "Subir y Enviar", el sistema enviará automáticamente un correo al Firmante 1.

Herramientas PRO PRO

Las cuentas PRO están diseñadas para despachos y profesionales que requieren un control avanzado sobre su flujo documental, ahorro de tiempo y máxima personalización corporativa.

Gestor Documental Avanzado (Gestor Avanzado)

Un panel optimizado exclusivo que sustituye a la tabla estándar, permitiendo la gestión masiva de expedientes con:

  • Métricas en tiempo real: Visualiza rápidamente el total de documentos activos, firmados y pendientes desde el panel superior.
  • Búsqueda e Inteligencia: Encuentra documentos instantáneamente filtrando por referencia, nombre del documento o correo del cliente.
  • Filtros rápidos: Segmenta tu carga de trabajo con un solo clic haciendo clic en las tarjetas de estadísticas.

Agenda de Contactos Corporativa

Ahorra tiempo integrando a tus clientes recurrentes:

  • Autocompletado inteligente: Al añadir firmantes en firmas múltiples o al usar el botón de enviar por email, el sistema te sugerirá contactos de tu agenda conforme escribes (nombre o email).
  • Gestión Centralizada: Administra los datos desde la sección "Mis Contactos" para evitar errores manuales en los envíos.

Marca Blanca y Branding

Refuerza tu imagen de marca y personaliza la experiencia de tus clientes:

  • Logotipo Corporativo: Todos los correos electrónicos enviados desde la plataforma incluirán tu logotipo en la cabecera, sustituyendo la marca docSign.
  • Reply-To Personalizado: Cuando un cliente tenga dudas y responda a un correo de firma automática, la respuesta llegará directamente a tu bandeja de entrada profesional.

Gestión de Documentos

En tu Panel (o en el Gestor Avanzado PRO) puedes ver el estado de todos tus documentos en tiempo real.

Estados:

  • Pendiente: El documento ha sido creado pero aún no ha sido firmado por todas las partes. En firmas múltiples, te indicará cuántos llevan firmados (ej: 1/3).
  • Firmado: El proceso ha finalizado correctamente. Ya puedes descargar el PDF firmado y el certificado.
Política de Retención: Por seguridad y privacidad, los documentos se eliminan automáticamente de nuestros servidores 7 días después de completarse la firma (o 7 días después de subirse si no se firman). Descárgalos siempre a tu ordenador. Para las suscripciones PRO el plazo es de 30 días en ambos casos.

Guía de Botones de Acción

A continuación se detalla el significado de los iconos de acción disponibles en tu panel según tu plan de suscripción.

Botón Acción Descripción Plan Mínimo
Copiar Enlace Copia el enlace de firma en el portapapeles para que lo envíes por WhatsApp, Telegram u otros medios externos. Todos
Ver Documento Abre el documento finalizado (firmado) en una nueva pestaña del navegador para su revisión visual. Todos
Eliminar Borra el documento. Si estaba pendiente se elimina del todo. Si estaba firmado se archiva para mantener la validez legal del certificado. Todos
Certificado Descarga el acta probatoria (Certificado de Auditoría) con IPs, fechas, huella digital y log de acciones legales. Premium
Enviar Copia Reenvía de forma manual y forzada la copia finalizada del PDF a todos los firmantes y destinatarios involucrados. Premium
Reenviar Recordatorio Envía una notificación al firmante actual que tiene paralizado el documento para recordarle que es su turno de firmar. PRO
Copia a Mí Envía directamente una copia del documento final firmado y completado al email de tu propia cuenta. PRO

Notificaciones y Recordatorios

docSign se encarga de mantener a todas las partes informadas automáticamente para que no tengas que perseguir las firmas.

Correos Automáticos:

  • Turno de Firma: Cuando es el turno de alguien, recibe un email con el enlace seguro de acceso.
  • Documento Completado: Cuando todos han firmado, tanto el creador del documento como los firmantes reciben una copia del PDF final.
  • Firma pendiente: Si se ha indicado correo electrónico el sistema hará un recordatorio al destinatario para que firme a los dos dias.
  • Aviso de Caducidad: El sistema avisa antes de que un documento sea eliminado de nuestros servidores por la política de retención.

Validez Legal y Técnica

docSign utiliza tecnología de firma electrónica simple para capturar el consentimiento de los firmantes. El sistema asegura la integridad del proceso mediante múltiples capas de evidencia digital:

Datos registrados (Evidencias):

En cada proceso de firma, el sistema captura y bloquea la siguiente información técnica en la base de datos para garantizar el no repudio:

  • Identidad: Vinculación del firmante a través de su correo electrónico y el uso de un Token único de acceso criptográfico.
  • Imagen de la Firma: La representación gráfica manuscrita realizada por el usuario en el dispositivo.
  • Dirección IP: Se registra la IP pública desde la que se realizó la firma para geolocalizar la acción.
  • User Agent (Dispositivo): Información técnica sobre el navegador y el sistema operativo utilizado.
  • Sellado de Tiempo (Timestamp): La fecha y hora exacta (segundo preciso) en la que se completó la operación.
  • Huella Digital (Hash): Calculamos un código único (SHA-256) del documento final que asegura su inmutabilidad.

Certificado de Auditoría

Para cada documento firmado, docSign genera automáticamente un Certificado de Auditoría anexo (accesible desde el botón "Certificado"). Este documento es la prueba legal del proceso e incluye un resumen detallado de las evidencias.

Verificación de Autenticidad

docSign ofrece una herramienta pública para que cualquier persona pueda comprobar la validez de un documento firmado con nosotros.

¿Cómo comprobar un documento?

  1. Accede a la herramienta de Verificación.
  2. Sube el archivo PDF que has recibido.
  3. El sistema recalculará la Huella Digital (Hash) del archivo y la comparará con nuestros registros seguros.

Planes y Facturación

¿Cómo gestionar o cancelar mi suscripción?

Puedes gestionar tu plan en cualquier momento desde tu perfil:

  1. Haz clic en "Mi Perfil" en la barra de navegación superior.
  2. Ve a la pestaña "Suscripción".
  3. Haz clic en el botón "Gestionar Suscripción".

Serás redirigido al portal seguro de Stripe, donde podrás cambiar de plan, actualizar tu tarjeta o descargar tus facturas. Si cancelas, mantendrás las funciones hasta el final del periodo ya pagado.